Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có);
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ liên hệ với doanh nghiệp bằng giấy tờ, công văn qua địa chỉ trụ sở chính.
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần làm thủ tục thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng, Các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh,…
1.Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện
Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Do vậy, trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở;
Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh;
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện
Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế. Hồ sơ gồm:
– Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;
– Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.
Trên thực tế, một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:
– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:
– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
– Cơ quan quản lý thuế sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp và yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành mọi nghĩa vụ trước khi được chấp thuận cho chuyển đi;
– Trong thời hạn 10 -15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (có thể kéo dài thời hạn giải quyết do chưa chốt xong hóa đơn, nợ thuế), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.
3. Các lưu ý về thuế, hóa đơn… khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp
Địa chỉ công ty là thông tin được thể hiện trên tất cả các giấy tờ, công văn khi làm việc với khách hàng, đối tác và cơ quan chức năng. Do vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:
– Làm lại bảng hiệu với địa chỉ mới;
– Cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử;
– Làm thông báo thay đổi thông tin trên hóa đơn và gửi cơ quan thuế theo mẫu TB04;
– Gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cho ngân hàng, đối tác, khách hàng… để không ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh, giao dịch
4. Công ty Luật An Khôi thực hiện:
– Hỗ trợ tư vấn miễn phí các thông tin trước khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở;
– Soạn giấy đề nghị đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty (do người đại diện pháp luật ký);
– Soạn quyết định bằng văn bản về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính (do chủ sở hữu ký);
– Soạn tờ khai thông tin người nộp hồ sơ thay đổi;
– Chuẩn bị mục lục hồ sơ, bìa hồ sơ theo quy định của Sở KH&ĐT;
– Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở KH&ĐT;
– Bàn giao giấy phép kinh doanh mới tận nơi cho khách hàng;
– Hỗ trợ tư vấn miễn phí tất cả thủ tục pháp lý bất cứ khi nào doanh nghiệp cần.
